Nadużywanie zwolnień lekarskich po zmianach przepisów – dlaczego pracodawcy powinni uregulować zasady kontaktu z pracownikiem na L4?

Zmiany dotyczące zasad korzystania ze zwolnień lekarskich mają istotne znaczenie praktyczne dla pracodawców. Nie ograniczają się one wyłącznie do kwestii zasiłkowych, lecz wpływają również na sposób oceny aktywności pracownika w okresie niezdolności do pracy, prowadzenia kontroli oraz dokumentowania przypadków, w których pracownik podejmuje określone działania w czasie L4. Reforma zwolnień lekarskich została rozłożona na dwa etapy. Od 13 kwietnia 2026 r. obowiązują przepisy, które mają bezpośrednie znaczenie dla bieżącej oceny prawidłowości korzystania ze zwolnień lekarskich — w tym dla rozumienia pracy zarobkowej, czynności incydentalnych oraz aktywności niezgodnej z celem zwolnienia. Drugi etap zmian zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. i będzie dotyczył przede wszystkim sytuacji, w których pracownik wykonuje pracę z więcej niż jednego tytułu, a niezdolność do pracy nie obejmuje automatycznie wszystkich tych aktywności. Z perspektywy pracodawców najważniejsze jest jednak to, że nowe przepisy nie eliminują wszystkich wątpliwości, które pojawiają się w praktyce. Przeciwnie, w wielu organizacjach mogą one ujawnić problem, który dotychczas funkcjonował poza formalnymi procedurami: niejasne zasady kontaktu z pracownikiem przebywającym na L4, brak zastępstw, oczekiwanie „krótkiej dostępności” oraz nieudokumentowane przypadki wykonywania pojedynczych czynności przez osoby niezdolne do pracy.

CZYNNOŚCI INCYDENTALNE – NOWY OBSZAR RYZYKA ORGANIZACYJNEGO

Nowe przepisy nie zmieniają podstawowej zasady, zgodnie z którą zwolnienie lekarskie powinno być wykorzystywane zgodnie z jego celem. Pracownik, który w okresie L4 wykonuje pracę zarobkową albo podejmuje aktywność utrudniającą powrót do zdrowia, nadal musi liczyć się z ryzykiem utraty prawa do zasiłku chorobowego. Istotna zmiana polega jednak na tym, że ustawodawca doprecyzował pojęcie pracy zarobkowej i jednocześnie przewidział wyjątek dla czynności incydentalnych, jeżeli ich podjęcia wymagają istotne okoliczności. W praktyce ten wyjątek może mieć duże znaczenie dla codziennego funkcjonowania organizacji. Nie każda jednorazowa aktywność pracownika w czasie L4 będzie automatycznie oznaczała nadużycie zwolnienia. Podpisanie pilnego dokumentu, przekazanie informacji niezbędnej do zachowania ciągłości procesu albo wykonanie czynności, której obiektywnie nie może zrealizować inna osoba, może w określonych okolicznościach zostać potraktowane jako działanie incydentalne. Problem zaczyna się jednak wtedy, gdy takie sytuacje przestają być wyjątkowe, powtarzają się albo wynikają z praktyki organizacyjnej zakładającej, że pracownik na zwolnieniu ma obowiązek podejmować określone aktywności zawodowe.

WNIOSKI DLA PRACODAWCÓW

Zmiany dotyczące L4 powinny skłonić pracodawców do uporządkowania zasad postępowania w przypadku absencji chorobowych pracowników. Kluczowe znaczenie będzie miało nie tylko reagowanie na ewentualne nadużycia po stronie pracowników, ale również sposób działania samej organizacji – w szczególności to, kto kontaktuje się z pracownikiem na zwolnieniu, w jakich sytuacjach, jakim kanałem i jak dokumentowana jest przyczyna takiego kontaktu. W praktyce największe ryzyko powstaje tam, gdzie pracownik formalnie przebywa na L4, ale organizacja nadal oczekuje od niego dostępności – zatwierdzenia dokumentu, odpowiedzi na wiadomość, udziału w spotkaniu czy zalogowania się do systemu. Bez jasnych zasad trudno będzie wykazać, że dana czynność miała charakter wyjątkowy i incydentalny, a nie stanowiła elementu bieżącego wykonywania pracy. Pracodawcy powinni więc wdrożyć proste i realnie stosowane zasady dotyczące kontaktu z pracownikami na L4, dokumentowania czynności incydentalnych oraz oceny podejrzeń nadużycia zwolnienia. Szczególne znaczenie ma przygotowanie kierowników i kadry menedżerskiej, ponieważ to właśnie bezpośredni przełożeni najczęściej inicjują kontakt z pracownikiem, a ich wiadomości i decyzje mogą później zostać ocenione jako działania pracodawcy.

OBSZARY WSPARCIA AXELO

W związku ze zmianami dotyczącymi zwolnień lekarskich wspieramy pracodawców w uporządkowaniu zasad postępowania w przypadku L4, ze szczególnym uwzględnieniem ryzyk związanych z czynnościami incydentalnymi, kontrolą zwolnień oraz komunikacją z pracownikami. W ramach wsparcia oferujemy w szczególności:

1. przygotowanie polityki kontaktu z pracownikiem przebywającym na L4, obejmującej zasady inicjowania kontaktu, dopuszczalne kanały komunikacji oraz role pracowników i przełożonych;
2. opracowanie procedury dotyczącej czynności incydentalnych, wskazującej, jakie działania mogą mieć charakter wyjątkowy, jak dokumentować ich konieczność oraz jak odróżnić je od faktycznego wykonywania pracy;
3. audyt absencji chorobowych oraz identyfikację możliwych obszarów optymalizacji kadrowej – obejmujące analizę skali i struktury nieobecności, powtarzalnych schematów absencji, organizacji zastępstw oraz rozwiązań, które mogą ograniczyć ryzyka operacyjne i prawne związane z długotrwałymi lub powtarzającymi się zwolnieniami lekarskimi;
4. szkolenia dla kierowników i kadry menedżerskiej dotyczące zasad kontaktu z pracownikiem na L4, dokumentowania zdarzeń oraz reagowania na podejrzenia nadużyć;
5. wsparcie ad hoc w razie kontroli lub nagłego zdarzenia związanego z L4 – obejmujące pilną ocenę sytuacji, przygotowanie niezbędnej dokumentacji, wsparcie w kontakcie z organem kontroli.